2011年5月17日晚七点，世园会正式入园交流筹备会议在大学生活动中心一楼会议室顺利召开。会议由我校世园会志愿者领队老师朱先前主持，全体小组长级以上管理人员参与了会议。
首先，朱老师给大家发出了5月23日正式入园的通知，并相应提出了一些要求。根据前两批高校世园会志愿者的反馈和园区的建议，我们做了一系列的准备。遇到身体状况、自身安全、情绪控制等方面的问题，我们都有相应的应对措施。
此外，朱老师还就我们在园区16天内的日程作以安排。在入园前两天会先将进行岗前适应，向前一批志愿者取经，并完成交接仪式。在执行志愿服务任务时应坚守岗位，明确职责，严守考勤制度，向全体社会展示我校志愿者的风采。
接着，大家讨论了有关志愿者的奖惩制度。我们将会根据节日以及活动印发相应的徽章以激励志愿者。在服务结束后，会以照片或摄影的形式为每位志愿者都留下精彩的服务瞬间。
最后，朱老师还提到了在志愿服务期间的特殊活动。如在六一儿童节、端午节期间，我们将举办独特的纪念性活动，让我校的志愿服务出彩。同时，我们还会为在服务期间过生日的同学举办生日会，让他们度过难忘快乐的时光。
此次会议让每位小组长级以上管理人员明确了自己的职责，熟悉了园区工作注意事项，为入园服务奠定了良好的基础。会议持续到九点圆满结束。
